7 errores comunes al evaluar un proyecto de automatización

Al trabajar en proyectos de automatización de almacenes, solemos observar el mismo patrón: las empresas quieren empezar por elegir y comprar robots. En realidad, eso ya es la mitad del proceso, no el principio.

Para sacar el máximo partido a la automatización, es importante comprender cómo funciona el almacén en la actualidad, qué tareas son las más adecuadas para la automatización y qué resultados específicos se espera que ofrezca el proyecto.

Hemos recopilado una serie de recomendaciones prácticas basadas en la experiencia del cliente y los desafíos más comunes que enfrentan las empresas durante la implementación. Estas recomendaciones pueden ayudar a las empresas a prepararse para la automatización de manera más efectiva y a comprender mejor el potencial de un proyecto bien diseñado.

La automatización de almacenes rara vez comienza con la compra de un robot. Por lo general, empieza por identificar los problemas existentes: ¿dónde está perdiendo tiempo, dinero y productividad la empresa, y por qué?

Los empleados pueden pasar demasiado tiempo caminando entre los almacenes. La mercancía puede permanecer inactiva sin ser trasladada. Los pedidos pueden acumularse antes de ser clasificados. La escasez de mano de obra se agrava durante los períodos de mayor actividad. Los errores aumentan en ciertas operaciones, mientras que un mayor volumen de producción requiere un incremento casi proporcional de la plantilla.

Estas son las situaciones que llevan a las empresas a considerar la automatización de almacenes: el uso de robots y otras tecnologías para automatizar operaciones individuales y mejorar la eficiencia de los procesos.

Sin embargo, la decisión de automatizar no es tan sencilla como parece a primera vista. El costo del equipo es solo uno de los muchos factores que deben considerarse. A continuación, se presentan siete errores comunes que cometen las empresas al evaluar proyectos de automatización, y que pueden impedir que dichos proyectos alcancen los resultados esperados.

Error n.° 1: Comenzar con la selección del equipo.

La automatización no consiste simplemente en introducir nuevos equipos. Su eficacia depende de cómo se organicen las operaciones del almacén, qué problemas deban resolverse y qué limitaciones existan en una instalación en particular.

Por eso, la evaluación de un proyecto no debe comenzar con la selección del equipo, sino con la identificación de los problemas operativos.

También es importante comprender que los beneficios de la automatización no siempre provienen de la sustitución directa de empleados por robots. Con mayor frecuencia, la automatización cambia la forma en que se organiza toda la operación.

Tomemos como ejemplo la preparación manual de pedidos. Un operario de picking hace mucho más que simplemente sacar la mercancía del almacén. Sigue una ruta, localiza el artículo necesario, sortea la maquinaria y a otros trabajadores, espera a que se repongan las existencias, regresa a la zona de consolidación y traslada el pedido completado a la siguiente fase.

En teoría, todo esto podría clasificarse como una sola operación: la preparación de pedidos. En la práctica, solo una parte de ese tiempo se dedica a recoger los productos. El resto se consume caminando, esperando y desplazándose internamente.

Con una solución de entrega directa al operario, los artículos se entregan directamente al operario. Los empleados ya no necesitan recorrer largas distancias por el almacén ni seguir rutas de recogida extensas. En su lugar, permanecen en su puesto de trabajo y realizan la tarea para la que fue diseñado: seleccionar la cantidad necesaria de artículos y confirmar la recogida.

El beneficio económico no proviene simplemente de “sustituir a un operario por un robot”, sino de permitir que un solo operario procese más líneas de pedidos por hora, reduciendo al mismo tiempo el coste por línea.

El mismo principio se aplica a los robots móviles autónomos (AMR). Si bien un AMR no reduce directamente la plantilla, puede eliminar la necesidad de que los empleados muevan manualmente carros entre las áreas de recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, embalaje y envío.

Como resultado, los empleados dedican menos tiempo a esperar el transporte, abandonan sus áreas de trabajo con menos frecuencia y realizan sus tareas principales con menos interrupciones.

Por eso, un mismo tipo de robot puede ofrecer excelentes resultados en un almacén y no cumplir las expectativas en otro. Primero, identifique la limitación. Luego, seleccione la tecnología que la solucione.

Error n.º 2: No analizar los procesos actuales

Sin datos de referencia sobre las operaciones actuales del almacén, evaluar los beneficios de la automatización se convierte en poco más que una conjetura fundamentada.

Para comprender qué puede cambiar la automatización —y si la inversión resultará rentable—, es fundamental contar con criterios de evaluación medibles.

El análisis suele revelar que el beneficio económico no proviene de sustituir formalmente a un empleado por una máquina, sino de cambiar todo el proceso: las rutas de desplazamiento, la utilización de la mano de obra, la velocidad de procesamiento y la coordinación entre las áreas funcionales.

Como mínimo, recopile los siguientes datos:

1. ¿Cuál es la carga de trabajo del área? ¿Cuántos pedidos, líneas de pedido, cajas o paletas se procesan por turno?
2. ¿Cuál es la productividad real? ¿Cuántas unidades se procesan por hora de trabajo?
3. ¿Cuánto tiempo dura cada operación?
4. ¿Cómo se distribuye el tiempo de trabajo? ¿Qué porcentaje se dedica directamente a la selección, clasificación o empaquetado, y qué porcentaje se pierde en caminar, esperar, buscar productos o corregir errores?
5. ¿Cuál es la longitud y la estructura de las rutas de los empleados y los equipos?
6. ¿Con qué frecuencia se producen errores, devoluciones y selecciones erróneas?
7. ¿Cuánto cuesta procesar un pedido, una línea de pedido, una caja o un palé?
8. ¿Qué costos adicionales existen? ¿Cuánto se gasta en horas extras y mano de obra temporal, y cuáles son los costos por tiempo de inactividad de equipos y mano de obra?

A continuación, se deben comparar dos escenarios durante el mismo período: las operaciones sin automatización y las operaciones después de la implementación.

El escenario base debe considerar no solo los costos actuales, sino también cómo se prevé que cambien a medida que aumente el volumen de producción. ¿Cuántos empleados adicionales serán necesarios? ¿Se requerirá un turno extra? ¿Aumentarán los costos por horas extras, capacitación y control de calidad?

El escenario de automatización debe incluir la inversión de capital, los gastos operativos, los costos laborales restantes y el aumento previsto de la productividad.

Error n.º 3: Suponer que un robot debería reemplazar a un ser humano.

La automatización de almacenes no debe evaluarse únicamente por su capacidad para reducir la plantilla.

En ocasiones, la principal ventaja radica en que, a medida que aumenta el volumen de operaciones, la empresa no necesita contratar a otros 20 o 30 empleados. Para un almacén en rápido crecimiento, evitar nuevas contrataciones puede resultar más valioso que la reducción directa de la plantilla.

Gracias a la robótica, la logística de almacén se convierte en un sistema coordinado de personas, equipos y sistemas de información.

Un robot recibe las tareas del sistema de gestión de almacenes (WMS), mueve mercancías, contenedores o palés, confirma la finalización y transfiere la carga a la siguiente etapa. Los empleados continúan realizando actividades que requieren inspección visual, manipulación de mercancías no estándar, toma de decisiones o gestión de incidencias.

En consecuencia, el número de empleados puede no variar en absoluto. Lo que cambia es cómo se utiliza su tiempo de trabajo.

Antes de la automatización, un empleado podía pasar una parte importante de su jornada laboral caminando, esperando un carrito o buscando el equipo disponible. Tras la automatización, muchas de estas actividades que no aportan valor pueden reducirse.

La automatización puede mejorar la productividad laboral de varias maneras:

1. El mismo volumen de pedidos puede ser procesado por un turno de trabajo más reducido.
2. La plantilla actual puede gestionar un mayor volumen de trabajo.
3. Se puede reducir la necesidad de contratar personal para la temporada estacional.
4. Se pueden reducir las horas extras.
5. Los nuevos empleados pueden alcanzar el nivel de productividad requerido más rápidamente.

Error n.º 4: Considerar únicamente el coste de compra de los robots.

Muchas empresas comienzan la planificación presupuestaria con el precio de los equipos robóticos. Pero eso es solo una parte del coste total del proyecto.

Si se ignoran el diseño, la implementación, la integración, la infraestructura y los gastos operativos continuos, la evaluación económica será incompleta.

Costes ocultos de equipos e infraestructura

Un robot puede parecer un dispositivo listo para usar que simplemente necesita ser entregado al almacén. En realidad, la operación industrial comienza con la preparación del entorno en el que el equipo debe operar de forma segura y fiable.

Dependiendo del sistema, esto puede incluir estaciones de carga, baterías, infraestructura local o en la nube, puntos de acceso inalámbricos, sistemas de posicionamiento y equipos de seguridad.

En algunos proyectos, la preparación de las instalaciones puede requerir una inversión comparable al coste de los propios robots.

Las posibles modificaciones incluyen:

1. Nivelación o reparación de suelos;
2. Señalización de la ruta;
3. Barreras y zonas de seguridad;
4. Modificaciones en las estanterías;
5. Puertas automatizadas;
6. Integración con ascensores y cintas transportadoras;
7. Sensores adicionales;
8. Puestos de trabajo del operador;
9. Medidas de protección contra incendios y evacuación.

Incluso cuando el almacén está preparado para las operaciones robóticas, siguen existiendo costes adicionales del proyecto.

Costos de diseño e implementación

El diseño y la implementación de sistemas son otra área que con frecuencia se subestima.

Estos costos pueden incluir:

• estudios de campo;
• modelado del flujo de materiales;
• diseño del proceso objetivo;
• integración con plataformas WMS, ERP, WCS o WES;
• configuración del intercambio de datos de tareas y estado;
• pruebas de escenarios;
• desarrollo de procedimientos de emergencia;
• capacitación de operadores y personal técnico;
• despliegue en zona piloto;
• soporte para la puesta en marcha;
• Actualizaciones de los procedimientos operativos y las descripciones de puestos de trabajo.

Cuanto más complejo sea el proceso, mayor será la proporción del presupuesto total del proyecto que pueda requerirse para la integración.

El robot debe integrarse en la operación: debe saber dónde obtener una tarea, dónde entregar la carga, qué hacer cuando un punto de destino está ocupado, cómo responder a un obstáculo y cómo informar de su estado al sistema principal.

Una vez finalizada la implementación, el proyecto entra en la fase operativa, que conlleva sus propios costes continuos.

Costos operativos

Los gastos operativos pueden incluir mantenimiento, repuestos, baterías, licencias de software, soporte técnico, electricidad, conectividad, actualizaciones de software y capacitación para nuevos empleados.

También deben considerarse los tiempos de inactividad planificados y no planificados. Incluso un sistema robótico fiable requiere mantenimiento. Por lo tanto, el proyecto necesita suficientes reservas de capacidad, ventanas de servicio y procedimientos operativos para situaciones en las que parte de la flota no esté disponible.

Otro aspecto importante a considerar es el modelo de financiación.

Compra o RaaS: Elegir el modelo adecuado

La compra de equipos no es la única opción. Muchas empresas también consideran RaaS (Robótica como Servicio). Bajo este modelo, el cliente paga por el uso de equipos robóticos mediante una suscripción, que puede basarse en la cantidad de robots, las horas de funcionamiento o las operaciones completadas.

La principal ventaja es la menor inversión inicial. En lugar de comprar el sistema completo de una sola vez, la empresa paga una cuota recurrente que puede incluir software, mantenimiento, reparaciones y actualizaciones.

Sin embargo, a largo plazo, una suscripción puede resultar más cara que la compra directa del equipo. El modelo RaaS también puede aumentar la dependencia del proveedor. Los niveles de servicio, las condiciones de ajuste de precios y la capacidad de ampliar rápidamente la flota de robots pueden depender del proveedor.

La elección entre la compra y la infraestructura como servicio (RaaS) debe reflejar la duración del proyecto, la estacionalidad y la carga de trabajo prevista.

Para operaciones estables y altamente predecibles, la compra de robots puede resultar más rentable. En proyectos piloto, instalaciones de rápido crecimiento u operaciones con alta estacionalidad, RaaS (Robots como Servicio) puede reducir el riesgo y permitir probar la tecnología con una menor inversión inicial.

Por lo tanto, el costo del equipo robótico es solo un componente del presupuesto del proyecto. Una evaluación económica adecuada debe considerar todo el ciclo de vida del sistema, desde la preparación de las instalaciones y la implementación hasta la operación y el mantenimiento.

Error n.º 5: Evaluar incorrectamente el beneficio económico.

Los robots pueden reducir el tiempo necesario para mover mercancías, suministrar contenedores, transportar palés, clasificar envíos, realizar recuentos de inventario y transferir cargas entre áreas funcionales.

Sin embargo, la automatización no debe evaluarse únicamente en función de su periodo de recuperación de la inversión, el número de robots desplegados o el número de empleados que se eliminan del proceso. Su impacto es mucho más amplio.

Efecto directo: Reducción del coste por operación.

El efecto económico directo de la automatización se asocia principalmente a la reducción de la mano de obra necesaria para cada operación. Por ello, uno de los indicadores más útiles es el coste por operación.

La economía de los almacenes se basa en la repetición.

Ahorrar unos segundos en una tarea puede parecer insignificante. Pero si se trata de miles de operaciones por turno, decenas de empleados y cientos de días laborables, esos segundos pueden sumar el equivalente a turnos de trabajo completos.

Entre las métricas útiles para medir el costo unitario se incluyen:

1. Coste por línea de pedido procesada;
2. Coste por pedido recogido;
3. Coste por palé movido;
4. Coste por envío clasificado;
5. Coste por devolución procesada;
6. Coste por ubicación de almacenamiento contabilizado.

Supongamos que 10 empleados en un área procesan 1000 líneas de pedido por turno antes de la automatización. Después de la automatización, la misma fuerza laboral procesa 1600.

La plantilla no ha variado, pero el coste laboral por pedido ha disminuido considerablemente. La empresa puede procesar más pedidos sin aumentar el número de personas por turno, contratar personal temporal ni añadir horas extras.

Estas mejoras directas en la productividad son las más fáciles de traducir en términos monetarios, pero representan solo una parte del impacto general de la automatización.

Efecto indirecto: Procesos más estables y controlados

En ocasiones, los beneficios indirectos pueden ser comparables a los ahorros directos en mano de obra.

La automatización reduce las transferencias manuales y hace que la secuencia de operaciones sea más transparente y controlada. El WMS genera una tarea, el robot realiza el movimiento y el sistema registra el estado y activa el siguiente paso.

Cuantas menos acciones informales y no registradas haya —“déjelo aquí”, “lo moveremos más tarde”, “olvidé confirmarlo”—, mayor será la transparencia del proceso.

La automatización puede ayudar a reducir:

• errores de selección;
• errores de selección;
• daños al producto;
• devoluciones causadas por errores en el procesamiento de pedidos;
• contenedores y carros extraviados;
• retrasos al transferir cargas entre áreas;
• Tiempo de inactividad causado por la falta de transporte;
• tiempo dedicado a investigar manualmente errores y fallos.

Para una empresa de comercio electrónico, esto se traduce en menos cancelaciones y una gestión de pedidos más rápida. Una cadena minorista puede reabastecer sus tiendas con mayor regularidad y reducir la falta de existencias tanto en la sala de ventas como en el almacén. Un operador logístico externo (3PL) puede atender a más clientes sin aumentar su plantilla ni ampliar sus instalaciones.

Estas mejoras pueden no aparecer siempre de inmediato en los estados financieros, pero con el tiempo pueden tener un efecto significativo en el rendimiento del almacén.

Efecto estratégico: La capacidad de escala

Los beneficios estratégicos son más difíciles de expresar en términos monetarios, pero pueden determinar el buen desempeño de la instalación durante los próximos años.

A largo plazo, la automatización puede proporcionar varias ventajas importantes:

1. Escalabilidad. A medida que aumenta el volumen de producción, la empresa puede incorporar robots, estaciones de trabajo o turnos sin necesidad de rediseñar completamente el proceso ni aumentar drásticamente la plantilla. Esto es especialmente importante en mercados donde los operadores de almacenes tienen dificultades para reclutar y retener empleados.
2. Funcionamiento más estable durante los picos estacionales. En lugar de contratar urgentemente a un gran número de empleados temporales, las empresas pueden aumentar la capacidad de su flota, ajustar los horarios y redistribuir el flujo de materiales entre las distintas áreas.
3. Mayor visibilidad y control operativo. Los robots no operan de forma aislada, sino como parte del entorno digital del almacén. Las tareas, los movimientos, los retrasos y las incidencias pueden registrarse en el sistema de información.

Esto proporciona a la gerencia una visión más clara de las operaciones de las instalaciones y ayuda a identificar:

• donde se forman colas;
• ¿Qué rutas están sobrecargadas?;
• cuánto tiempo dura una operación individual;
• ¿Qué áreas carecen de capacidad?;
• donde los empleados o los equipos permanecen inactivos.

Por lo tanto, la automatización va más allá de automatizar operaciones individuales. También genera datos que pueden respaldar decisiones de gestión más fundamentadas y una mejor planificación de la capacidad futura.

Por lo tanto, la evaluación del proyecto debe tener en cuenta tanto el ahorro actual como los beneficios estratégicos a largo plazo de la automatización.

Una vez identificados todos los componentes del impacto económico, se puede comenzar con la evaluación cuantitativa.

Cómo evaluar el beneficio económico: el retorno de la inversión no lo es todo.

El período de recuperación de la inversión por sí solo no ofrece una visión completa.

Un proyecto puede tener un período de recuperación de la inversión de cuatro años, pero eliminar, en su primer año, una limitación que impide que el almacén gestione volúmenes crecientes. Por el contrario, un cálculo atractivo de recuperación de la inversión de dos años puede no tener en cuenta los costos de servicio, integración y el tiempo de inactividad real.

Por lo tanto, una evaluación completa debe tener en cuenta tanto los indicadores financieros como los cambios en la productividad, la calidad de los procesos y la capacidad futura.

En forma simplificada:

Beneficio económico total = ahorro en costes laborales + costes de contratación evitados + ahorro derivado de menos errores y menos tiempo de inactividad + margen adicional generado por una mayor productividad

Entre los indicadores útiles se incluyen:

1. Periodo de recuperación de la inversión;
2. Retorno de la inversión;
3. VPN;
4. tasa interna de retorno (TIR);
5. Coste por operación antes y después de la automatización;
6. Productividad por hora de trabajo;
7. Productividad por metro cuadrado;
8. Máximo rendimiento de la zona.

Error n.° 6: Ampliar la producción inmediatamente en lugar de realizar un programa piloto.

Uno de los errores más comunes es implementar un sistema robótico en todo el almacén desde el principio.

Incluso cuando la tecnología seleccionada parece prometedora, un proyecto piloto permite a la empresa verificar si los resultados económicos y de productividad esperados pueden alcanzarse realmente en condiciones operativas reales.

El proyecto piloto debe centrarse en un proceso donde el problema ya sea claro y medible; por ejemplo, el transporte de contenedores entre áreas, la preparación de pedidos, la clasificación de envíos o el recuento de inventario.

Antes de que comience el programa piloto, establezca indicadores de referencia:

1. Número de operaciones por turno;
2. Tiempo de procesamiento por unidad;
3. Requisitos laborales;
4. Número de errores;
5. Tiempo de espera;
6. Utilización real de la zona;
7. Coste por operación;
8. Productividad durante los períodos de mayor actividad.

Posteriormente, se puede implementar la solución robótica en el área seleccionada. Esto brinda al equipo la oportunidad de probar el sistema y realizar ajustes, al tiempo que permite a los empleados familiarizarse con el nuevo equipo.

Evite sacar conclusiones del primer día de funcionamiento. Los empleados necesitan tiempo para adaptarse, las rutas y las normas operativas deben estabilizarse, y algunos problemas solo se harán evidentes cuando el sistema funcione a pleno rendimiento.

Una vez que el piloto alcance condiciones de funcionamiento estables, mida nuevamente los mismos indicadores y compárelos con el valor de referencia.

No solo hay que fijarse en la productividad media, sino también en la consistencia: cómo se desempeña el área a lo largo del turno, cómo se desempeña durante los períodos de mayor actividad, con qué frecuencia se requiere intervención manual y qué sucede cuando parte del equipo no está disponible.

Error n.º 7: Automatizar procesos que no son aptos para la automatización.

La decisión no debe basarse en el deseo de automatizar el almacén a cualquier precio, sino en una comprensión clara del problema que se espera que la automatización resuelva.

La automatización es más eficaz cuando una operación:

1. se repite con frecuencia;
2. Sigue una ruta y una secuencia claras;
3. requiere una cantidad considerable de mano de obra;
4. limita el rendimiento;
5. requiere un rendimiento constante en el SLA;
6. Es difícil aumentar su escala añadiendo personal.

A veces, el problema no reside en la tecnología, sino en el proceso subyacente del almacén.

Si las operaciones no están estandarizadas, la automatización puede simplemente reforzar las ineficiencias existentes.

No se requieren robots en todos los almacenes ni para todas las tareas. Si los volúmenes son bajos, los flujos son inestables y las tareas cambian constantemente, los costos de integración pueden superar los ahorros potenciales.

La automatización también tendrá dificultades para ofrecer los resultados esperados si el proceso subyacente no está debidamente organizado.

Si los registros de inventario en el WMS son inexactos, las ubicaciones de almacenamiento no están etiquetadas correctamente, las tareas se generan con retraso y los empleados se basan en reglas operativas informales, un robot simplemente automatizará el caos existente.

Cómo evitar estos errores

Muchos errores en los proyectos de automatización de almacenes se producen incluso antes de seleccionar una tecnología específica.

La probabilidad de una implementación exitosa aumenta significativamente si la empresa:

1. Comienza con el análisis del proceso.
2. Identifica las limitaciones reales de la instalación.
3. Evalúa el costo total del proyecto.
4. Considera los beneficios directos, indirectos y estratégicos.
5. Se prueba la solución seleccionada en un área piloto antes de su implementación a gran escala.

La automatización no es un fin en sí misma. Es una herramienta para mejorar el rendimiento del almacén. El resultado depende no solo de las capacidades del equipo, sino también de la calidad de la planificación del proyecto y de la adecuación de la solución seleccionada a las necesidades específicas de la instalación.